POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE – YANA PROASSIST

(Privacy Policy – Yana Pro Assist )

🔒 NOTIFICARE PRIVIND PROTECȚIA DATELOR

Yana Pro Assist respectă prevederile Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR) și ale legislației britanice privind protecția datelor. Ne angajăm să procesăm datele tale cu caracter personal în mod legal, sigur și transparent.

Această notificare explică ce tipuri de date colectăm, cum le folosim, cât timp le păstrăm și ce drepturi ai în legătură cu datele tale.

👩‍💼 Cine suntem

Yana Pro Assist este operatorul de date. Aceasta înseamnă că noi stabilim scopurile și mijloacele prin care sunt prelucrate datele tale personale.

📋 Principiile noastre în prelucrarea datelor:

• Procesăm datele în mod legal, echitabil și transparent

• Colectăm doar datele necesare

• Le folosim doar în scopurile specificate

• Ne asigurăm că sunt actualizate și exacte

• Le păstrăm doar cât este necesar

• Le protejăm împotriva pierderii, accesului neautorizat sau utilizării abuzive

📂 Ce date colectăm:

Putem colecta următoarele categorii de date cu caracter personal:

• Nume, prenume, adresă, e-mail, telefon

• Data nașterii

• Numărul de asigurare națională (NINO)

• Numărul UTR (pentru self-employed)

• Detalii fiscale (HMRC)

• Documente de identitate (pașaport, permis de conducere)

• Copii ale documentelor pentru traduceri legalizate, apostile etc.

• Date legate de statutul legal, beneficii sau afaceri (ex. Universal Credit, PIP, self-assessment etc.)

📥 Cum colectăm datele:

Datele sunt colectate direct de la tine, prin:

• Formulare de contact de pe site

• E-mail

• WhatsApp

• Platforme de rezervare servicii sau prin întâlniri online / telefonice

⚖️ De ce prelucrăm datele tale:

Prelucrăm datele:

• Pentru a-ți furniza serviciile contractate

• Pentru a îndeplini obligațiile legale (ex. către HMRC)

• Pe baza consimțământului tău explicit

• Pentru interesele legitime ale Yana Pro Assist UK (ex. organizarea arhivei documentelor clienților)

🛡️ Cum protejăm datele tale:

Datele sunt păstrate în sisteme sigure (cloud criptat, Google Drive, email securizat). Nu le transmitem terților, cu excepția cazurilor cerute de lege (ex. HMRC, Home Office) sau când tu soliciți acest lucru explicit.

⏳ Cât timp păstrăm datele

Datele tale vor fi păstrate pe durata colaborării, și apoi pentru maxim 6 ani, conform cerințelor fiscale, după care vor fi șterse definitiv.

🤝 Cu cine partajăm datele

Datele tale pot fi accesate doar de:

• Yana Pro Assist UK

• Autorități legale (ex. HMRC, Home Office), dacă este necesar

• Terți colaboratori strict necesari (ex. traducători autorizați), doar cu consimțământul tău

⚖️ Drepturile tale (GDPR):

Ai următoarele drepturi:

• Dreptul de a fi informat

• Dreptul de acces la datele tale

• Dreptul de rectificare

• Dreptul de a fi uitat (ștergerea datelor)

• Dreptul de restricționare a prelucrării

• Dreptul la portabilitate

• Dreptul de a te opune prelucrării

📩 Solicitări și plângeri

Pentru orice întrebare sau solicitare privind datele tale, scrie-ne la:
📧 contact@yana-proassist.co.uk

Dacă nu ești mulțumit/ă de modul în care gestionăm datele tale, poți face o plângere la:
📌 Information Commissioner’s Office (ICO) – www.ico.org.uk

🇬🇧 PRIVACY POLICY – YANA PROASSIST

🔐 DATA PRIVACY NOTICE

Yana Pro Assist is committed to complying with the General Data Protection Regulation (GDPR) and UK data protection laws. We process your personal data lawfully, fairly, and transparently.

This notice explains what personal data we collect, how we use it, how long we keep it, and your legal rights.

👤 Who we are

Yana Pro Assist UK is the data controller. This means we determine the purposes and methods of processing your data.

📜 Data protection principles

We will:

• Process your data lawfully and transparently

• Collect only relevant and necessary data

• Use it only for specified purposes

• Keep it accurate and up to date

• Store it only for as long as needed

• Protect it from misuse, loss or unauthorized access

📌 What data we collect

We may collect:

• Name, address, phone, email

• Date of birth

• National Insurance Number

• UTR number (for self-employed)

• Tax reference numbers

• Passport/ID documents

• Documents for translation or legalization

• Legal and benefit-related data (Universal Credit, PIP, etc.)

📥 How we collect your data

We collect data directly from you via:

• Website forms

• Email / WhatsApp

• Online or phone consultations

⚖️ Why we process your data

We process your data:

• To provide the services you request

• To comply with legal obligations (e.g. HMRC)

• With your explicit consent

• In our legitimate interest to maintain service quality and client records

🔐 Data security

Data is securely stored using cloud-based and encrypted systems. It is not shared with third parties unless required by law or authorized by you.

🗃️ Data retention

We retain data for the duration of our work with you and for up to 6 years after for legal compliance, after which it will be securely deleted.

🤝 Who can access your data

Your data may be shared with:

• Yana Pro Assist UK staff

• Government bodies (e.g. HMRC) where legally required

• Trusted collaborators (e.g. legal translators), only with your consent

📋 Your rights under GDPR You have the right to:

• Be informed

• Access your data

• Rectify inaccurate data

• Request erasure (right to be forgotten)

• Restrict processing

• Data portability

• Object to data processing

📬 Contact & complaints

To make a data request or complaint, contact:
✉️ contact@yana-proassist.co.uk You can also contact the UK’s data protection authority:
📌 ICO (Information Commissioner’s Office) – www.ico.org.uk